De 10 meest gemaakte fouten tijdens webinars (en hoe je ze voorkomt)

Effectieve communicatie is een essentieel onderdeel van elke organisatie. Maar in dit tijdperk waarin mensen verspreid zijn over de wereld, verschillende tijdzones en platforms, worstelen veel organisaties met het creëren van een zinvolle en effectieve connectie met hun publiek.

Dit is waar het gebruik maken van webinars kan helpen.
Volgens een uitgevoerd Goto onderzoek, zijn webinar deelnemers uiterst betrokken en is de gemiddelde actieve luistertijd ongeveer 57 minuten.

Als je de verbinding met klanten, werknemers en andere contacten wilt verdiepen en bevorderen is het hosten van een webinar een uitstekende stap in de goede richting.

Dat gezegd hebbende, vereist het organiseren van een succesvol webinar zorgvuldige planning en uitvoering. Details doen er hier toe, want kleine misstappen kunnen grote gevolgen hebben voor de effectiviteit van het webinar.

In dit artikel bespreken we de top 10 valkuilen die je moet vermijden bij het organiseren van een webinar, zodat je harde werk wordt beloond met een effectief en succesvol webinar!

Een webinar organiseren zonder vooraf duidelijk gedefinieerde doelstellingen is als varen op een schip zonder koers: je weet niet waar je uitkomt en bereikt nooit de bestemming die je voor ogen hebt. Zonder een duidelijk doel kan de inhoud van je webinar verzanden en verloren gaan, waardoor het publiek minder goed luistert en zijn betrokkenheid verliest.

Begin met het definiëren van wie je publiek is en wat het nodig heeft. Wil je informeren, betrekken of feedback verzamelen? Het verduidelijken van het doel van het webinar, helpt met het vormgeven van wat het webinar uiteindelijk moet worden, van de presentatiestijl tot het type content. Als je op zoek bent naar bruikbare inzichten, zorg er dan voor dat je content dat soort deelname aanmoedigd.

Om gefocust te blijven, kun je overwegen om een webinarscript te maken dat je belangrijkste punten omvat en helpt om de zaken op koers te houden. Voel je echter wel vrij ook af te wijken en ruimte te laten voor improvisatie en spontaniteit. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat je webinar meer voelt als een natuurlijk gesprek en minder als een statische lezing.

Veel presentatoren maken de fout om repetities over te slaan, denkend dat ze alles kunnen improviseren en ter plekke invulling kunnen geven aan hun presentatie. Dit leidt echter vaak tot ongemakkelijke pauzes, technische problemen of gewoonweg ongeorganiseerde sessies.

Benadruk in je briefing hoe repetities bijdragen aan soepelere en impactvolle webinars, zodat deze cruciale stap hopelijk niet wordt overgeslagen. Wijs erop dat repetites niet alleen draaien om het onthouden van wát je moet zeggen, maar vooral ook over hoe het wordt gezegd en hoe het wordt getimed, het moet in feite overkomen als een natuurlijke flow. Uiteraard moet er ook voor gezorgd worden dat de getoonte inhoud relevant is en zo de aandacht van het publiek kan vasthouden.

Maak elke presentator duidelijk wat er van hem of haar verwacht wordt, zodat een eventuele rolverdeling duidelijk is. Dit omvat je hoofdpresentatoren, het Q&A-team en iedereen die overgangen afhandelt. Een goed gerepeteerd team weet wanneer ze dingen soepel moeten overdragen, hoe ze moeten voorkomen dat ze in elkaars vaarwater bewegen of wat te doen met onverwachte gebeurtenissen of aanpassingen.

Door repetities te doen, krijg je ook de kans om alle techniek goed door te lichten. Werken alle slides zoals de bedoeling is? Is de internetverbinding stabiel? Is alle techniek in de studio goed afgesteld? Tijd nemen voor een volledige doorloop, behoedt je voor eventuele problemen tijdens de live uitzending.

Als webinar host is het laatste wat je wilt, dat er technische problemen opduiken tijdens een live sessie. Of het nu gaat om het geluid dat wegvalt, het vastlopen van een videao of het internet dat er mee stopt, technische problemen kunnen rampzalig zijn voor je evenement. Het goede nieuws is dat ze gemakkelijk te voorkomen zijn met een beetje voorbereiding.

Sla allereerst de basiscontroles van het geluid, video en internet niet over voordat je live gaat. Controleer of al de apparatuur en software correct werken. Test alles vantevoren: microfoons, camera’s, internetsnelheden etc. Doe indien mogelijk een proefrun met je team om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op de grote dag.

Kies voor de beste apparatuur die het budget toelaat om je deelnemers de best mogelijke ervaring te bieden. Een wazige video of geluid van lage kwaliteit kan je geloofwaardigheid schaden en frustratie opwekken bij je publiek.

Een belangrijk inzicht dat veel webinar hosts over het hoofd zien: herken het verschil tussen een webinar en een online conferentievergadering. Het begrijpen van die nuance, helpt bij het plannen van je event, het kiezen van het juiste platform en zorgt voor goed verwachtingsmanagement bij de betrokkenen.

Ook heb je een webinarplatform nodig dat eenvoudig kan worden opgeschaald om een groot aantal deelnemers te accommoderen, zeker bij events waar een wereldwijd publiek aanwezig is. Platforms zoals VIXY zijn ontworpen om hier aan te voldoen, ongeacht het aantal deelnemers.

Een van de makkelijkste manieren om je publiek te verliezen is door ze te overladen met informatie. Als je graag alles wilt delen wat in je aan informatie in huis hebt, kan het verleidelijk zijn om zoveel mogelijk content in je webinar te proppen.
Maar meer is niet altijd beter.

Je deelnemer bombarderen met details kan leiden tot verwarring, desinteresse en zelfs tot frustratie. Concentreer je in plaats daarvan op wat het belangrijkst is. Houd je content kort en krachtig en benadruk 3 tot 5 belangrijke punten om je belangrijkste boodschap over te brengen.

Op deze manier krijgt je publiek een duidelijk begrip van wat je probeert over te brengen.

Laat het succes van een webinar niet lijden onder een eentonige presentatie, met langdradige stukken tekst zonder afbeeldingen of andere visuele aspecten. Om je publiek geboeid te houden en zo alle kennis daadwerkelijk met ze te kunnen delen, is het belangrijk de presentatie dynamisch te maken, met genoeg visuele elementen.

Om de aandacht van het publiek te trekken en vast te houden, laat je visuals dus de hoofdrolspelen. Maak gebruik van infographics, grafieken, afbeeldingen in combinatie met bondige, relevante tekst om dynamisch te houden en de presentatie op te delen in hapklare delen. Deze aanpak helpt om je belangrijkste punten te benadrukken zonder de kijker te overweldigen.

Overweeg bovendien om video graphics zoals: scoreborden, bumpers en titels op te nemen. Deze elementen helpen de aandacht van het publiek te sturen, maken overgangen soepeler en geven je webinar een overall gepolijste, professionele uitstraling. Bovendien versterken ze de identiteit van je merk en zorgen ze ervoor dat alles er verzorgt en samenhangend uitziet.

Niemand wil een webinar bijwonen dat langer duurt dan gepland. Als een sessie te lang duurt, kunnen deelnemers hun focus verliezen en uiteindelijk in zijn geheel afhaken.

Voor interne doelgroepen is het vooral belangrijk om hun tijd te respecteren, omdat ze zeer waarschijnlijk andere taken hebben die ook aandacht vereisen en die dag misschien wel meerdere vergaderingen gepland hebben staan.

Om alles soepel te laten verlopen, gebruik je zoveel mogelijk het geplande schema gedurende het webinar. Plan je content dus zorgvuldig, zodat je alles binnen de beschikbare tijd kunt bespreken. Reserveer daarnaast tijd voor vragen en een duidelijke afsluiting.

Als je webinars doorgaans lang duren, overweeg dan om de content in te korten of extra tijd in te plannen voor belangrijke punten om te voorkomen dat je maar blijft praten. Door je aan het schema te houden, blijft je publiek betrokken en zorg je er bovendien voor dat ze met belangrijke inzichten achterblijven, zonder dat ze het gevoel zullen hebben dat er tijd verloren is gegaan.

Webinars kunnen snel eentonig worden als één van de spreker de sessie domineert of als er geen interactie is met het publiek. Mensen willen zich betrokken voelen en niet enkel passief moeten luisteren.

Het is dus belangrijk variatie aan te brengen om je publiek geboeid en betrokken te houden. Wissel sprekers af om te voorkomen dat één stem het overneemt, stel tijdslimieten in voor elke spreker om lange monologen te voorkomen en moedig deelname van het publiek aan doormiddel van vraag-en-antwoordsessies of live polls. Dit zorgt niet alleen voor meer afwisseling in de inhoud, maar geeft het publiek ook het gevoel dat ze deel uitmaken van het gesprek.

Wanneer er van spreker gewisseld wordt, stel ze dan op de juiste manier voor en gebruik gestructureerde overdrachten om de flow en organisatie te behouden. Dit zorgt er bovendien voor dat de overgangen natuurlijker aanvoelen.

Gebruik AutoCue om je sprekers op het goede spoor te houden en zijpaden te voorkomen. Dit helpt ze om beknopt, gefocust en relevant te blijven, waardoor het publiek de hele sessie betrokken blijft.

Overweeg een live Q&A op te nemen in het webinar, of laat een teamlid vragen in de chat beheren. Als je hier te weinig tijd en ruimte aan geeft, kunnen deelnemers en kijkers zich gepasseerd voelen, wat het uiteindelijke gevoel bij het evenement niet ten goede komt.

Bovendien kun je zonder de juiste moderatie eindigen met een aantal vreemde of irrelevante vragen (wel eens de verkoop van een auto mogen aanschouwen in de webinarchat? nee – dat wil je ook niet). Zorg dat de sessie doelgericht en professioneel blijft en dat iedereen zich betrokken voelt.

Bij webinars is de beveiliging een belangrijk aspect, zeker bij interne webinars. Je wilt niet dat gevoelige bedrijfsinformatie buiten de organisatie lekt en terechtkomt bij de verkeerde mensen.

Gelukkig zijn er uitstekende beveiligingsfuncties waarvan gebruik kan worden gemaakt. Echter als hier geen aandacht voor is, zal veel informatie toegankelijk zijn voor mensen waar het niet voor bedoeld is. Om deze beveiligingslekken te voorkomen, kun je het best gebruik maken van een webinarplatform met sterke beveiligingsmaatregelen. Richt je op functies zoals wachtwoordbeveiliging, encryptie en beperkte toegang om ervoor te zorgen dat alleen juiste mensen binnen de webinaromgeving welkom zijn.

Neem ruim de tijd om deze functies in te stellen vóór het evenement plaats zal vinden. Het kan misschien wat tijd kosten, maar als het helpt je content en informatie efficiënt te beschermen, is het goed bestede tijd. Bovendien wil niemand dat zijn privézaken worden uitgezonden naar het verkeerde publiek.

Zelf het meest fantastisch ontworpen webinar zal geen impact maken als niemand ervan op de hoogte is. Het is gemakkelijk om aan het nemen dat mensen gewoon zullen komen opdagen als je het organiseert, maar zonder de juiste promotie, kan de opkomst en betrokkenheid erg tegenvallen.

Begin daarom minstens 2-3 weken van te voren met de bekendmaking van het aanstaande webinar. Dit geeft mensen voldoende tijd om het in hun schema’s te passen en zich zo nodig voor te bereiden. Stuur vervolgens herinneringen als de datum begint te naderen om het evenement vers in het geheugen te houden.

Gebruik elk communicatiekanaal dat je tot je beschikking hebt: e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsintranet, socialemedia en alle andere interne tools die je hebt. Hoe meer je het evenement op de radar van je gewenste publiek kunt houden, hoe beter.

Concentreer je bij het opstellen van alle berichtgeving, op de waarde die deelname aan het webinar zal hebben voor de deelnemer. Welke inzichten, strategische updates of Q&A-mogelijkheden zullen ze missen als ze niet komen opdagen.

Je kunt zelfs een voorproefje van de belangrijkste inzichten of een snelle agenda opnemen. Door deelnemers een voorproefje te geven van wat ze te wachten staat, zien ze de waarde van het webinar in en krijgen ze het gevoel dat het de moeite waard zal zijn.

Als je na een webinar geen follow-up doet met de deelnemers, mis je een enorme kans om te meten hoe effectief de sessie was en of er eventuele verbeterpunten zijn voor een volgende keer.

Stuur daarom een follow-up e-mail om de deelnemers te bedanken voor hun deelname en voeg een opname of samenvatting van de sessie toe voor degene die de inhoud opnieuw wil bekijken.

Maar daar stopt het niet: vraag ook om feedback. Een snelle enquête met vragen over wat werkte en wat beter zou kunnen, geeft waardevolle informatie om toekomstige webinars te verbeteren.

Door een follow-up te doen en feedback te vragen, laat je het publiek bovendien weten, hun ervaring belangrijk te vinden en toegewijd te zijn om de sessie nog waardevoller te maken. Laat het webinar dus niet eindigen bij de laatste slide. Houd het gesprek gaande!

Webinars zijn krachtige communicatietools voor het leggen van zinvolle verbindingen die het succes van je organisatie ondersteunen. Maar om effectieve webinars te organiseren, moet je veelvoorkomende webinarfouten, die al je inspanningen kunnen belemmeren, vermijden. Het is daarom belangrijk je te focussen op de beste manieren om een livestreaming event te organiseren.

Heb je een livestreamingplatform nodig dat je helpt om veelvoorkomende webinarfouten te vermijden en soepele impactvolle evenementen te garanderen? Wij helpen je graag!