Webinars vs Online Meetings: Voor welk type kies je? 

Voor het overgrote deel van het afgelopen decennium hebben bedrijven het organiseren van online meetings ingezet als middel om contact te leggen met klanten, medewerkers en aandeelhouders. We kunnen wel stellen dat iedereen inmiddels bekend is met de ins en outs van online vergaderen. 

In onze grote liefde voor Zoom Meetings, Google meet en natuurlijk Microsoft Teams, zijn we het minder hippe maar zeker beter uitgeruste neefje van de online vergadering, namelijk: het webinar, uit het oog verloren.  

Hoewel online vergaderingen en webinars vanzelfsprekend hun overeenkomsten hebben, zijn er veel scenario’s waarin het kiezen voor een webinar de voorkeur heeft. 

Wat uw doelen ook zijn voor het organiseren van een live-uitzending – of het nu gaat om een interactieve presentatie, een trainingssessie of een grootschalig evenement, het kiezen van het juiste medium is enorm belangrijk om bij te kunnen dragen aan deze doelen. 

Blijf lezen om erachter te komen wat webinars zijn, wat hun voordelen zijn ten opzichte van online vergaderingen (en vice versa) en naar welke functies u moet zoeken in een webinarplatform. 

Om het juiste platform voor de online uitzending te kiezen, moeten eerst de belangrijkste doelen worden vastgesteld. Het definiëren van deze doelen is van cruciaal belang omdat elke uitzendsoftware is uitgerust met verschillende functiesets die geschikt zijn voor een verscheidenheid aan virtuele evenementen en doelstellingen. 

 Doelen moeten ‘SMART’ worden geformuleerd (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden zijn.) Op deze manier zal het makkelijker zijn de doelen op te delen in kleinere en uitvoerbare stappen en taken. 

Als eenmaal duidelijk is wat er precies bereikt moet worden met het virtuele event en welke stappen hiervoor genomen moeten worden, laat dat direct zien welke functies je van het uitzendplatform nodig hebt om bij te dragen aan het ondersteunen van deze doelen. 

Een webinar is een online presentatie, meestal in de vorm van een lezing, workshop of seminar waarmee je op afstand contact kunt maken met een groot publiek. Zoals de meeste presentaties, gaat het bij webinars vaak om eenrichtingscommunicatie. Zie het als het online equivalent van een conferentie waarbij een spreker of panellid zich op een podium bevindt en een groot publiek toespreekt.  

Binnen een webinaropstelling zijn er drie soorten gebruikers: de gastheer, die het evenement faciliteert en modereert; de presentatoren, die de inhoud leveren; en het publiek, dat luistert en betrokken is via vraag- en antwoordsessies, peilingen of chatfuncties.  

 Bij het organiseren van een evenement kunnen webinardeelnemers verplicht worden zich vooraf te registreren. Op deze manier kan informatie over het publiek worden verzameld en de aanwezigheid worden beheerd.  

Webinars vinden doorgaans in realtime plaats, vergelijkbaar met videostreaming. Maar het is ook zeker mogelijk vooraf opgenomen (geautomatiseerde) webinars te maken en deze op je gemak on-demand beschikbaar te maken voor kijkers. Met deze flexibiliteit kun je een breder publiek bereiken en de levensduur van de inhoud verlengen tot na de eerste uitzending. 

Terwijl de meeste webinars uitsluitend online plaatsvinden, is er meer en meer een trend gaande waarbij steeds meer organisaties neigen naar hybride webinars. Hierbij wordt een mooie combinatie geboden van persoonlijk contact bij een live evenement en online aanwezigheid van deelnemers. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een in-house studio om nog meer flair aan het event te geven. 

Webinars zijn passend voor gepolijste presentaties met een groot publiek waarbij de deelname van deelnemers wordt gecontroleerd. Ze zijn meestal educatief en informatief, vergelijkbaar met collegezalen, conferenties of town hall meetings.  

Enkele van de populaire gebruiksscenario’s voor webinars zijn:

Crisiscommunicatie

Bij zakelijk bedreigingen en crisissituaties bieden webinars  het gestructureerde kader dat nodig is om duidelijk en secuur te kunnen communiceren. 

Interne communicatie

Webinars bieden een efficiënt platform om medewerkers op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen, strategieën en nieuw beleid. 

Productpresentaties

Webinars bieden robuuste functies voor het benadrukken en demonstreren van productkenmerken en voordelen, van diapresentaties en schermdeling tot virtuele whiteboard en interactieve Q&A-sessies. 

Opleiding en training

Webinars bieden de ideale omgeving voor onderwijs en training. Dankzij de vele functies die interactie en betrokkenheid stimuleren, bieden webinars een uitstekend medium voor het geven van workshops, trainingssessies en lezingen. 

PR en externe communicatie

Webinars geven je de tools die nodig zijn om een gepolijste en gecontroleerde presentatie te geven die nodig is om relaties op te bouwen en onderhouden met klanten, media en andere belanghebbenden.  

Laten we teruggaan naar de doelen die je hebt gesteld (weet je nog: SMART?) Hoe ben je van plan die doelen te bereiken? Wat zijn de voorwaarden en vereisten die je nodig hebt om daar te komen?  Hier zijn scenario’s waarin je beter af bent met het hosten van een webinar.   

Controle over de kijkervaring  

Als je een specifiek doel wilt bereiken met het organiseren van een video-uitzending, is het belangrijk controle te hebben over de inhoud van deze uitzending. Bij een online vergadering is deze controle niet gegarandeerd: alle aanwezigen kunnen spreken en zo inbreken op het verhaal van de spreker of gastheer. Het volgen van de geplande werkwijze om zo het specifieke doel te bereiken, wordt hierdoor bemoeilijkt.

Bij webinars zijn deelnemers er voornamelijk om te luisteren en te leren. Als host of presentator begeleid je het webinar. Je kunt deelnemers dempen of het dempen opheffen (allemaal of afzonderlijk), je scherm en bestanden delen, webinarreacties in- en uitschakelen en de interactie met deelnemers beheren om een soepele sessie te garanderen.     

Minimale afleiding  

Hoe meer deelnemers meekrijgen en leren van je live-uitzending, hoe groter de kans dat je je doel kunt bereiken. En als er één ding is dat het leerproces om zeep helpt, dan is het wel afleiding.  

Gelukkig bieden webinars de gecontroleerde omgeving om afleiding tot een minimum te beperken. In tegenstelling tot virtuele vergaderingen waar zijgesprekken, multitasking en contextwisseling gebruikelijk zijn, bieden webinars een ideale omgeving om de deelnemers gefocust te houden op de presentatie. 

Uitzendkwaliteit  

Een slechte uitzendkwaliteit kan een verder geweldige videopresentatie verpesten. Je zwaarbevochten inzichten zouden niet veel impact hebben als bezoekers nauwelijks kunnen horen wat je zegt of je diapresentaties niet kunnen lezen.  

Dat zal geen probleem zijn bij webinars, waar productie van hoge kwaliteit en state-of-the-art uitzendapparatuur een gegeven zijn. Dat is niet verwonderlijk, gezien webinarplatforms zijn ontworpen om gepolijste en professionele presentaties te leveren die een groot publiek aanspreken. 

Laag risico op reputatieschade  

Elk moment waarop je naar buiten treedt met een live-uitzending, brengt een risico op reputatieschade met zich mee. Er kijkt immers een livepubliek mee waarbij informatie die jij uitzendt, direct aankomt, ongefilterd. 

Het is nog riskanter wanneer er een online meeting plaatsvindt, waarbij elke deelnemer zijn zegje kan doen en je geen controle hebt over welke informatie er gedeeld wordt. Het risico op het ontstaan van miscommunicatie of onvoorziene opmerkingen is hier groot. 

Aangezien webinarsoftware een gecontroleerde en gestroomlijnde omgeving creëert, kun je er vanuit gaan dat er veel meer controle is over informatie die gedeeld wordt en dat de kans op technische problemen of onverwachte afleidingen minimaal is. Een webinar biedt op het gebied van reputatie dus meer zekerheid.  

Anonimiteit van de deelnemers  

Bij het uitvoeren van een online uitzending waarbij het doel is om een publiek op te leiden, hebben webinars de voorkeur. Bij online meetings zijn deelnemers namelijk vaak te druk met hun eigen inbreng en de manier waarop ze die gaan presenteren, om zich volledig te kunnen focussen op alle informatie die naar ze toekomt. 

Webinars daarentegen geven deelnemers het voordeel van anonimiteit. Het biedt een ontspannen omgeving waarin alle ruimte is om te luisteren en informatie op te slaan.
De interactievefuncties van het webinarplatform bieden bovendien ruimte om op een actievere manier deel te nemen aan de uitzending. 

Geschikt voor video on demand  

De meeste webinarplatforms bieden opname- en bewerkingsfuncties waarmee je live webinars on-demand beschikbaar maakt voor later gebruik. Door je webinar on-demand beschikbaar te maken, kun je nog meer kijkers bereiken omdat de uitzending ook op een later moment terug te kijken is.

Bovendien vergroot het on-demand beschikbaar maken van de content niet alleen het bereik, maar het verlengt ook de levensduur van de content. En dat is eigenlijk altijd een goede zaak. Wanneer deelnemers een voor hen belangrijk deel willen terug zien, is dit mogelijk. 

Heb je besloten om van je live video-uitzending een webinar te maken? Hier zijn functies waar je naar moet kijken.  

Interactieve engagement tools 

Ondanks dat webinars qua communicatie- en informatiestromen meestal éénrichtingsverkeer zijn, is interactie tussen publiek en de host of panelleden zeker niet uitgesloten. Sterker, een beetje interactie kan het enthousiasme bij de kijker doen aanwakkeren. 

Zo zijn er webinarplatforms met uitstekende interactieve tools de die betrokkenheid van publiek stimuleren. Met polls, quizzen en een chat houd je de aandacht en interesse van de kijker vast en bereik je nog sneller het doel van de uitzending. 

Personalisatie en branding  

Belangrijke functies van webinarsoftware, die de gebruikelijke online meeting platforms overigens niet bevatten, zijn de verschillende tools voor branding en personalisatie. 

Van de registratiepagina en de deelnemersinterface tot follow-up-e-mails en enquêtes na het evenement, u kunt de hele webinarervaring aanpassen door de elementen van uw merk op te nemen, waaronder logo, kleurenpalet, afbeeldingen, banners en meer.
In tegenstelling tot bij de standaard online meeting, kan een webinar compleet in stijl van jouw bedrijf of organisatie plaatsvinden. 

Uitgebreide analyse en rapportage  

Weet je wat beter is dan een webinar? Een serie van  webinars. Om ervoor te zorgen dat de webinars je videomarketingstrategie versterken, heb je uitgebreide analyse- en rapportagetools nodig om de prestaties te meten, de betrokkenheid bij te houden en je strategie voor elk volgend evenement te verfijnen. Zo gebruikt 91% van de marketeers webinargegevens om hun webinarstrategie te verbeteren.  

Om de effectiviteit van je webinarstrategie te beoordelen, kies je een webinarplatform dat belangrijke statistieken en KPI’s voor evenementen meet, waaronder:  

• Totaal aantal deelnemers die zich hebben geregistreerd  
• Totaal aantal deelnemers die zich na registratie ook daadwerkelijk hebben deelgenomen aan het Webinar.  
• Registratie > deelname-ratio
• Betrokkenheid van de deelnemers (Chat / Q&A / Polls) 
• Totale kijktijd en kijktijd per onderdeel 
• Afhaakmomenten: bij welke onderdelen haken relatief de meeste deelnemers af?
• Geografische deelname: vanuit welke regio’s wordt er gekeken naar het Webinar. Niet alleen op landniveau maar liefst ook per regio/stad.
• Conversie ratio: bijvoorbeeld is het doel om leads te verzamelen via het aanbieden van een white-paper, hoeveel procent van de deelnemers hebben zich ingeschreven voor een download of contactmoment met een consultant?  

Twijfel je nog steeds over welke videopresentatietool je moet gebruiken voor je uitzendingen? Hier zijn functies die webinarplatforms een uniek voordeel geven ten opzichte van online vergadertools. 

Leadgeneratie

Webinarplatforms zijn de nummer één tool voor het genereren en koesteren van leads omdat ze functionaliteiten bieden (bijv. software voor evenementenregistratie, gedetailleerde analyses, interactieve tools) die u helpen leads vast te leggen en te kwalificeren.   

Roltoewijzing en -beheer

In tegenstelling tot vergadertools, stellen webinarplatforms je in staat om meer gespecialiseerde rollen toe te wijzen, zoals die van host, panellid en moderator. Hierdoor kun je een gecontroleerde omgeving creëren die het bereiken van de uitzenddoelen vereenvoudigd.   

Branding en personalisatie

Webinars worden vaak gebruikt voor video-uitzendingen waarbij een consistent en professioneel merkimago van cruciaal belang is. Geen wonder dat webinarplatforms meer merk- en personalisatiefuncties bieden (bijv. aanpasbare registratiepagina’s, e-mailsjablonen voor merkartikelen en de mogelijkheid om logo’s en kleuren aan de interface toe te voegen) dan virtuele vergaderingen. 

Ja, webinarplatforms hebben hun voordelen. Maar dat betekent niet dat online vergadertools zoals Zoom of Microsoft Teams niet hun kwaliteiten hebben. Hier zijn scenario’s waarin je beter af bent met een online vergadertool dan met een webinarplatform:  

• De doelen voor de uitzending zijn beter haalbaar door real-time interactie en gelijke deelname.  

• Je maakt contact met een kleine groep mensen.   

• Je hebt een samenwerkingsomgeving nodig waarin brainstormen en hardop denken worden gestimuleerd. 

• Deelnemers werken samen aan gedeelde documenten om ideeën te verfijnen of samen beslissingen te nemen. 

Zowel webinars als online vergaderingen bieden een effectieve en praktische manier om in contact te komen met uw publiek.   

Het oordeel: gebruik geen online vergadertool (of een webinarplatform) alleen omdat het in eerste instantie handig lijkt. Door het verschil tussen webinars en online vergaderingen echt te begrijpen kunt je het juiste uitzendplatform kiezen om zo je boodschap nog beter te doen resoneren. 

Klaar om jouw virtuele evenement naar een hoger niveau te tillen? Ontdek de unieke voordelen van webinars en hoe ze uw communicatiestrategie kunnen transformeren. Ontdek vandaag nog de webinaroplossingen van VIXY Live en maak je volgende uitzending onvergetelijk!